Τι είναι η Συνοδευτική επιστολή

Συνοδευτική επιστολή ονομάζεται η επιστολή που στέλνουμε στον υποψήφιο εργοδότη μαζί με το βιογραφικό μας. Αποτελεί αναγκαίο κομμάτι του “βιογραφικού πακέτου” καθώς μέσω αυτής επιτυγχάνουμε την παρουσίαση:

  • του εαυτού μας
  • της προϋπηρεσίας μας
  • των επικοινωνιακών και εκτελεστικών μας ικανοτήτων

Με απλά λόγια η συνοδευτική επιστολή αποτελεί την πρώτη εντύπωση που δίνουμε στον υποψήφιο εργοδότη.

Σκοπός της συνοδευτικής επιστολής είναι να προκαλέσει το ενδιαφέρον του υποψήφιου εργοδότη έτσι ώστε να προχωρήσει στην μελέτη του βιογραφικού μας και εν τέλει να μας προσκαλέσει σε συνέντευξη.

Έχει πιο προσωπικό χαρακτήρα από ότι το βιογραφικό οπότε αναφερόμαστε σε συγκεκριμένο πρόσωπο ή σε συγκεκριμένο στέλεχος της εταιρείας και φυσικά δεν στέλνουμε παντού την ίδια επιστολή.

Αποστολή της συνοδευτικής επιστολής είναι:

  • να μας βοηθήσει να επιδείξουμε επαγγελματική στάση απέναντι στον υποψήφιο εργοδότη
  • να εκφράσει το σοβαρό ενδιαφέρον μας για την συγκεκριμένη θέση εργασίας

Σκοποί

Βασικός σκοπός της συνοδευτικής επιστολής είναι να προκαλέσει το ενδιαφέρον του πιθανού εργοδότη έτσι ώστε να προχωρήσει στην ανάγνωση του βιογραφικού μας σημειώματος και να μας προσκαλέσει σε συνέντευξη. Από εκεί και έπειτα:

  • Να δίνει την εντύπωση ότι μπορούμε να συντάξουμε μια επιστολή και δεν έχουμε πρόβλημα γραπτής επικοινωνίας
  • Με γνώμονα τον προσωπικό χαρακτήρα να επισημαίνει ότι δεν έχουμε προχωρήσει σε μαζική αποστολή βιογραφικών σε πολλές επιχειρήσεις η οργανισμούς και απεναντίας να δείχνει ότι έχουμε προσωποποιήσει τα γραφόμενά μας σύμφωνα με τις ανάγκες της εκάστοτε θέσης εργασίας.
  • Να διευκρινίζει ακριβώς για ποία θέση προορίζεται το βιογραφικό μας και σε ποιόν απευθύνεται. Έτσι φαίνεται ότι το βιογραφικό μας πακέτο δεν είναι γενικό και παρωχημένο.
  • Να δείχνει σοβαρή και υπεύθυνη ενασχόληση του αποστολέα, δηλαδή να μην μαρτυρά αδικαιολόγητη προχειρότητα.
  • Να προωθεί κατάλληλα τα προσόντα μας και πείθει εν μέρει τον υποψήφιο εργοδότη ότι είμαστε το κατάλληλο πρόσωπο για τη θέση εργασίας που αναφέρεται η εταιρεία.
  • Να ταυτίζει τα προσόντα μας και τα ενδιαφέροντά μας με τις απαιτήσεις, τους σκοπούς και τους στόχους όχι μόνο της συγκεκριμένης θέσης εργασίας αλλά και ολόκληρης της εταιρείας ή του οργανισμού.
  • Να βοηθάει στο να τονίσουμε σημαντικές πληροφορίες του βιογραφικού μας που κρίνουμε ότι θα κεντρίσουν το ενδιαφέρον του εργοδότη έτσι ώστε να προχωρήσει στην ανάγνωσή του
  • Να συγκεκριμενοποιεί τις ώρες και τις μέρες που είμαστε διαθέσιμοι για συνέντευξή.

Τύποι

1. Στοχοθετημένη συνοδευτική επιστολή

Απαντά σε αγγελία για συγκεκριμένη θέση εργασίας, οπότε αυξάνονται οι πιθανότητες ο εργοδότης να μας καλέσει σε συνέντευξη.

Σε αυτού του τύπου την συνοδευτική επιστολή προσπαθούμε να αναλύσουμε τις δεξιότητες μας και να αποδείξουμε ότι ανταποκρίνονται στις απαιτήσεις της θέσης εργασίας.

Η στοχοθετημένη συνοδευτική επιτολή καλείται και επιστολή απάντησης.

2. Αυτόκλητη συνοδευτική επιστολή

Αυτός ο τύπος συνοδευτικής επιστολής χρησιμοποιείται όταν θέλουμε να επικοινωνήσουμε με μια εταιρεία που δεν δημοσίευσε αγγελία για κάποια συγκεκριμένη θέση εργασίας.

Λειτουργεί σαν μια επιστολή διερεύνησης για το αν υπάρχει κάποια συγκεκριμένη θέση εργασίας σε μια εταιρεία ή έναν οργανισμό που μας ενδιαφέρει να την καλύψουμε.

Με τη συγκεκριμένη επιστολή ο σκοπός μας είνα να αρχίσουμε ένα είδος «διαπραγμάτευσης» με την εταιρεία για μία θέση εργασίας που ενδεχομένως μπορεί να μας την προσφέρει.

Όπως και στην στοχοθετημένη συνοδευτική επιστολή, έτσι και εδώ, εξηγούμε τα προσόντα και τις δεξιότητες μας. Ελπίζουμε βέβαια να φτάσει σε «τέλειο χρόνο», δηλαδή τη στιγμή που η εταιρεία θα έχει ανάγκη κάποιο άτομο με τα δικά μας προσόντα.

Σε αντίθετη περίπτωση, θα διαβαστεί και θα φυλαχτεί, οπότε στο μέλλον ενδεχομένως να χρησιμοποιηθεί για να έλθουν σε επικοινωνία μαζί μας από την διεύθυνση προσωπικού.

Κατά τη σύνταξη μια τέτοιας συνοδευτικής επιστολής πρέπει να:

  • καθορίσουμε επακριβώς τον τομέα και τον τμήμα της εταιρείας που θέλουμε να εργασθούμε
  • να εστιάσουμε ακριβώς στους λόγους που μας οδήγησαν στη συγκεκριμένη επιλογή.

Με την αυτόκλητη συνοδευτική επιστολή, είναι πολύ λίγες οι πιθανότητες να μας καλέσουν σε συνέντευξη. Στατιστικά, το ποσοστό αυτό ανέρχεται μόλις στο 2,2 %.

Η αυτόκλητη συνοδευτική επιστολή ονομάζεται και πρώτη συνοδευτική επιστολή επαφών.

Εμφάνιση

Η εμφάνιση της συνοδευτικής επιστολής χρειάζεται να δείχνει ότι συντάχθηκε με επαγγελματικό τρόπο και όχι με προχειρότητα και βιασύνη.

Το συνολικό της μέγεθος δεν πρέπει να ξεπερνά τις δύο με τρεις παραγράφους, δηλαδή να μην είναι μεγαλύτερη από τα ¾ μιας σελίδας Α4.

Πρέπει να αναφερόμαστε σε συγκεκριμένο πρόσωπο της εταιρείας ή του τμήματος προσωπικού ονομαστικά (πχ Προς υπεύθυνο τμήματος προσωπικού, κ. Γεώργιο Παπαδόπουλο).

Στην περίπτωση που δεν γνωρίζουμε τα προσωπικά του στοιχεία κάνουμε προσφώνηση προς το αρμόδιο τμήμα (πχ Προς τους υπευθύνους του τμήματος προσωπικού).

Το ύφος κάθε είδους συνοδευτικής επιστολής πρέπει να είναι προσωπικό.

Αναπτύσσουμε το κείμενο της επιστολής πάντα σε τρίτο ενικό πρόσωπο και χρησιμοποιούμε παθητική φωνή αντί για ενεργητική. Με αυτό τον τρόπο δίνουμε μεγαλύτερο κύρος στην επιστολή μας. Επίσης αναγκαία είναι η χρησιμοποίηση ενεργητικών ρημάτων. Οπωσδήποτε αναφέρουμε:

  • πλήρη διεύθυνση του παραλήπτη
  • ημερομηνία
  • κατάλληλη προσφώνηση

Αν συντάξουμε την επιστολή σε χαρτί τότε υπογράφουμε στο τέλος ολογράφως ενώ αν η αποστολή γίνει με e-mail γράφουμε απλά στο τέλος το όνομά μας.

Για την σύνταξη της συνοδευτικής επιστολής πρέπει να χρησιμοποιούμε γραμματοσειρά Times New Roman ή Arial και γλώσσα την ίδια που έχουμε γράψει το βιογραφικό μας. Το μέγεθος της γραμματοσειράς πρέπει να είναι 10-12pt. Αποφεύγουμε:

  • χρήση κουκίδων
  • αρίθμησης
  • έντονη ή πλάγια υπογραμμισμένη γραφή

Αν στείλουμε την επιστολή μας ταχυδρομικώς θα πρέπει να επιλέξουμε χαρτί καλής ποιότητας καθώς και φόντο ιδίου τύπου με αυτά που χρησιμοποιήσαμε στο βιογραφικό.

Δομή και περιεχόμενο

Η δομή της συνοδευτικής επιστολής είναι απλή και περιλαμβάνει

  • τα προσωπικά στοιχεία του αποστολέα,
  • την ημερομηνία αποστολής,
  • τα στοιχεία του παραλήπτη,
  • τον πρόλογο,
  • το κυρίως μέρος
  • τον επίλογο

Προσωπικά στοιχεία και ημερομηνία αποστολής

  • Στο πάνω δεξιά μέρος της σελίδας γράφουμε
  • το ονοματεπώνυμό μας
  • τη διεύθυνσή μας (περιοχή, οδός, αριθμός, ταχυδρομικός κώδικας)
  • τηλέφωνα επικοινωνίας (σταθερό και κινητό),
  • Fax (αν υπάρχει)
  • το προσωπικό μας e-mail.

Αφήνοντας ένα διάκενο προσθέτουμε την πόλη και την ημερομηνία ολογράφως. (πχ. Αθήνα 5 Ιουλίου 2011)

Στοιχεία παραλήπτη

Τα στοιχεία του παραλήπτη (όνομα, το όνομα της εταιρείας/οργανισμού/φορέα, την διεύθυνση) τα γράφουμε στο αριστερό μέρος της σελίδας και κάτω από την ημερομηνία αφήνοντας ένα διάκενο για να ξεχωρίζουν από αυτή.

Πρόλογος

Στον πρόλογο δηλώνουμε εν συντομία τον τίτλο της θέσης για την οποία ενδιαφερόμαστε προσπαθώντας να κεντρίσουμε από την αρχή το ενδιαφέρον του παραλήπτη.

Αναφέρουμε την αφορμή που μας δόθηκε και αποστείλαμε το βιογραφικό μας (πχ ανταπόκριση σε αγγελία, δική μας πρωτοβουλία, σύσταση από κάποιο τρίτο πρόσωπο). Αν απαντάμε σε αγγελία ξεκινάμε παραθέτοντας τον κωδικό της αγγελίας.

Σύμφωνα με τη συνήθη επαγγελματική προσέγγιση ξεκινάμε ως εξής: «Αξιότιμε κύριε…» και συνεχίζουμε παραθέτοντας το ονοματεπώνυμο του παραλήπτη. Εάν δεν γνωρίζουμε το επώνυμο και το φύλλο του παραλήπτη μπορούμε να γράψουμε «Αξιότιμοι κύριοι».

Σε κάθε περίπτωση μετά την προσφώνηση συνεχίζουμε ως ακολούθως, «..ως εκδήλωση ενδιαφέροντος για πρόσληψη σε/στη θέση..» και συμπληρώνουμε τον τίτλο της θέσης εργασίας.

Σε γενικές γραμμές ο πρόλογος απαιτείται να είναι σχετικά μικρός, περίπου δυο-τρεις σειρές, και να εξηγεί στον παραλήπτη ποιοι είμαστε και τι θέλουμε ακριβώς.

Μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε φράσεις όπως, «Είμαι ο Γιώργος Παπαδόπουλος και ενδιαφέρομαι για τη θέση του Online Marketing Manager που δημοσιεύσατε σε αγγελία στην εφημερίδα…» ή «Σε απάντηση στην αγγελία σας για τη θέση του Online Marketing Manager, που δημοσιεύτηκε στην εφημερίδα…θα ήθελα να εκφράσω το έντονο ενδιαφέρον μου, επισυνάπτοντας το βιογραφικό μου σημείωμα».

Προαιρετικά μετά από την αναφορά μας στη θέση εργασίας, είναι καλό να κλείσουμε με την έκφραση «…Για την οποία θεωρώ ότι έχω τα κατάλληλα προσόντα».

Κυρίως μέρος

Το κυρίως μέρος αποτελείται από δύο με τρείς μικρές παραγράφους και έχει σκοπό να παρουσιάσει
μια συνοπτική εικόνα του εαυτού μας

  • την εμπειρίας μας
  • τις ικανότητές μας
  • τις σπουδές μας

προετοιμάζοντας τον αναγνώστη για αυτά που θα διαβάσει αναλυτικά στο βιογραφικό μας.

Προσπαθούμε να πείσουμε τον υποψήφιο εργοδότη ότι τα παραπάνω ταιριάζουν με τις απαιτήσεις της εταιρείας.

Αναφέρουμε κάποιες επιθυμίες και πεποιθήσεις που δεν μπορούμε να τις γράψουμε στο βιογραφικό μας, καθώς και τους λόγους που πιστεύουμε ότι είμαστε η κατάλληλη επιλογή.

Θετικό θα ήταν να δείξουμε ότι ξέρουμε αρκετές πληροφορίες για την εταιρεία στο σύνολό της και όχι μόνο για τη θέση για την οποία ενδιαφερόμαστε. Με αυτό τον τρόπο επισημαίνουμε ότι έχουμε πλήρη ενημέρωση για τα στοιχεία της εταιρεία της και για το έργο που έχει κάνει.

Μια έξυπνη κίνηση θα ήταν να αναφέρουμε και επιπλέον προσόντα (αν όντως τα έχουμε) από όσα ζητάει η θέση εργασίας που μας ενδιαφέρει (πχ αν η αγγελία αναφέρει «…απαιτούνται 4 χρόνια προϋπηρεσίας μπορούμε να γράψουμε «Έχω 6 χρόνια προϋπηρεσίας»).

Επίλογος

Ο επίλογος περιλαμβάνει σε δύο με τρεις σειρές την υπενθύμιση του ενδιαφέροντός μας για τη θέση εργασίας. Σκοπός μας είναι να εκδηλώσουμε τη διαθεσιμότητα μας για μια πρώτη συνέντευξη.

Υπάρχει η εκδοχή να θέλουμε να κανονίσουμε μια συνέντευξη με δική μας πρωτοβουλία χωρίς να περιμένουμε τον υπεύθυνο ή τους υπευθύνους να μας καλέσουν. Σε αυτή την περίπτωση απαιτείται να είμαστε πολύ προσεκτικοί, δεν πρέπει να πιέσουμε καταστάσεις, αλλά να ενημερώσουμε για τις κινήσεις που θα κάνουμε προς αυτή την κατεύθυνση με ευγενικό τρόπο.

Για να πετύχουμε το σκοπό μας έχει ιδιαίτερη σημασία ο τρόπος με τον οποίο θα κρατήσουμε επαφή με την εταιρεία (Follow up). Μπορούμε ενημερώσουμε ότι θα τηλεφωνήσουμε ή να υποδείξουμε κάποιο άλλο τρόπο επικοινωνίας (πχ Εmail).

Αφήνουμε πάντα πλήρη στοιχεία επικοινωνίας και ενημερώνουμε για τις ώρες που μπορεί να επικοινωνήσει μαζί μας ο υποψήφιος εργοδότης.

Τέλος αναφέρουμε ότι εσωκλείουμε ή επισυνάπτουμε (αν στέλνουμε Εmail) βιογραφικό και ευχαριστούμε το πρόσωπο που απευθυνόμαστε.

Συνήθως κλείνουμε με φράσεις του τύπου Με τιμή, Με εκτίμηση και υπογράφουμε ολογράφως αν στέλνουμε βιογραφικό πακέτο ταχυδρομικώς ή απλά γράφουμε το όνομά μας αν η αποστολή του γίνεται με e-mail.

Αφού τελειώσουμε τη σύνταξη της συνοδευτικής επιστολής απαραιτήτως ελέγχουμε για τυχόν συντακτικά και ορθογραφικά λάθη.

Τι αποφεύγουμε

  • Δεν αποστέλλουμε ποτέ την ίδια συνοδευτική επιστολή σε όλες τις εταιρίες.
  • Δεν χρησιμοποιούμε κλισέ εκφράσεις και πλεονασμούς για να μη κουράσουμε τον αναγνώστη. Η συνοδευτική επιστολή δεν είναι περίληψη του βιογραφικού μας.
  • Δεν κάνουμε κομπλιμέντα για την εταιρεία ή για τον υποψήφιο εργοδότη. Προσπαθούμε να είμαστε διακριτικά ευγενικοί.
  • Δεν στέλνουμε φωτοτυπία της συνοδευτικής επιστολής.
  • Δεν κάνουμε υπερβολικές και εντυπωσιακές αναφορές στα προσόντα μας κάνοντας χρήση μακροσκελών προτάσεων.
  • Δεν αναφερόμαστε ποτέ σε μισθολογικές απαιτήσεις.
  • Δεν αναφερόμαστε ποτέ στο τι μπορεί να κάνει η εταιρεία για εμάς αλλά στο τι μπορούμε να κάνουμε εμείς για την εταιρεία
  • Αποφεύγουμε την τυπική και βαρετή εισαγωγή.
  • Δεν βασιζόμαστε στον εργοδότη να επικοινωνήσει μαζί μας, αλλά αναλαμβάνουμε εμείς οι ίδιοι την πρωτοβουλία να έρθουμε σε επικοινωνία.
  • Δεν χρησιμοποιούμε ποτέ πρώτο ενικό στην αρχή της πρότασης
  • Δεν στέλνουμε ποτέ χειρόγραφη συνοδευτική επιστολή.
  • Δεν πρέπει το μέγεθος της επιστολής να ξεπερνά τη σελίδα μεγέθους Α4.
  • Αποφεύγουμε τη χρήση χρωμάτων
  • Δεν πρέπει το μέγεθος της γραμματοσειράς να είναι διαφορετικό από αυτό που χρησιμοποιήσαμε στο βιογραφικό μας.
  • Δεν χρησιμοποιούμε bullets αλλά οργανώνουμε την επιστολή μας με παραγράφους
  • Δεν χρησιμοποιούμε γραμματοσειρά Italics με υπογράμμιση για έμφαση.
  • Δεν πρέπει να κάνουμε συντακτικά και ορθογραφικά λάθη.

Σχολιάστε

Εισάγετε τα παρακάτω στοιχεία ή επιλέξτε ένα εικονίδιο για να συνδεθείτε:

Λογότυπο WordPress.com

Σχολιάζετε χρησιμοποιώντας τον λογαριασμό WordPress.com. Αποσύνδεση / Αλλαγή )

Φωτογραφία Twitter

Σχολιάζετε χρησιμοποιώντας τον λογαριασμό Twitter. Αποσύνδεση / Αλλαγή )

Φωτογραφία Facebook

Σχολιάζετε χρησιμοποιώντας τον λογαριασμό Facebook. Αποσύνδεση / Αλλαγή )

Φωτογραφία Google+

Σχολιάζετε χρησιμοποιώντας τον λογαριασμό Google+. Αποσύνδεση / Αλλαγή )

Σύνδεση με %s

Αρέσει σε %d bloggers: