Τι είναι η Συστατική Επιστολή

Τι είναι

Η συστατική επιστολή αποτελεί εξαιρετικά σημαντικό έγγραφο, το οποίο δίνει μια πληρέστερη εικόνα του εαυτού μας καθότι σε αυτήν αναφέρονται τα στοιχεία της προσωπικότητας μας, της συμπεριφοράς μας και οι ικανότητες μας που δεν συνάγονται ευθέως από το βιογραφικό μας.

Θα χρειαστούμε συστατικές επιστολές, κατά κύριο λόγο, όταν κάνουμε αίτηση για μια θέση εργασίας, είτε για τη συμμετοχή μας σε πρόγραμμα μεταπτυχιακών σπουδών (ενίοτε ζητείτε και σε πρόγραμμα προπτυχιακών σπουδών σε περίπτωση αίτησης στο εξωτερικό και σε αιτήσεις για υποτροφία). Για κάθε περίπτωση θα χρειαστεί να συλλέξουμε δύο (2) με τρείς (3) επιστολές.

Η Συστατική Επιστολή θα μας βοηθήσει να αναδειχθούμε και να ξεχωρίσουμε από τους άλλους υποψηφίους. Η βαρύτητα και προσοχή στη διαδικασία συλλογής και συγγραφής από εμάς και από το άτομο που τη συντάσσει αντίστοιχα είναι καθοριστικής σημασίας.

Σκοπός

Με την Συστατική Επιστολή «επιβεβαιώνουμε» την εικόνα που παρέχουμε µέσω του Βιογραφικού Σημειώματος και της Συνοδευτικής Επιστολής. Ταυτόχρονα υποδηλώνει το αυξημένο ενδιαφέρον και την επάρκεια μας για τη θέση την οποία αιτούμαστε.

Ίσως κανείς υποψήφιος δεν θα αφιερώσει χρόνο και ενέργεια να συλλέξει Συστατικές Επιστολές για µια θέση που δεν του προκαλεί τόσο ενδιαφέρον και από την άλλη κανένας δεν θα γράψει µία καλή επιστολή αν πραγματικά δεν πιστεύει τα όσα θα αναφέρει γιατί αυτόματα θέτει το κύρος και την αξιοπιστία του σε κίνδυνο.

Σε περίπτωση που θα την χρησιμοποιήσουμε για να διεκδικήσουμε την συμμετοχή μας σε ακαδημαϊκές σπουδές μπορεί να αποτελέσει τον αποφασιστικό παράγοντα επιλογής μας, μιας και τις περισσότερες φορές οι περισσότεροι υποψήφιοι πληρούν µε το παραπάνω τις προϋποθέσεις που θέτουν οι αξιολογητές.

Είδη

Υπάρχουν δύο είδη συστατικών επιστολών:

  • Για την συμμετοχή μας σε ακαδημαϊκές σπουδές (σε μεταπτυχιακό πρόγραμμα ή και σε προπτυχιακό στην Ελλάδα ή το εξωτερικό) ή αν σχεδιάζουμε να λάβουμε κάποια υποτροφία
  • Για την απόκτηση εργασίας

Επίσης διαχωρίζονται σε:

  • εμπιστευτικές
  • μη εμπιστευτικές

Οι εμπιστευτικές αποστέλλονται απευθείας στο ίδρυμα ή την επιχείρηση, χωρίς να γνωρίζει το περιεχόμενό της ο υποψήφιος.

Οι μη εμπιστευτικές προσκομίζονται από τον υποψήφιο. (πολλές φορές αυτό εξαρτάται από τον υποψήφιο)

Από ποιούς να ζητήσουμε συστατικές επιστολές

Το «κλειδί» για μια επιτυχημένη συστατική επιστολή είναι ο συγγραφέας ο οποίος χρειάζεται να μπορεί να πιστοποιήσει τις ικανότητές μας και την επαγγελματική ή οποιαδήποτε άλλη εμπειρία μας.

Μπορούμε να ζητήσουμε συστατικές επιστολές από ανθρώπους που

  • μας γνωρίζουν καλά
  • έχουμε συνεργαστεί για ένα ικανό διάστημα
  • έχουν θετική άποψη για εμάς

Καλό είναι να επιλέξουμε ανθρώπους από διαφορετικούς εργασιακούς ή εκπαιδευτικούς χώρους που μας γνωρίζουν κάτω από ποικίλες συνθήκες και μπορούν να αναφερθούν στα διαφορετικά προσόντα, ικανότητες και δραστηριότητές μας. Συνεπώς, μπορούμε να ζητήσουμε συστατικές επιστολές από:

  1. Καθηγητές μας, με προτίμηση τον καθηγητή της διπλωματικής/πτυχιακής εργασίας μας.
  2. Τον προϊστάμενο εργασίας μας (μόνιμης ή πρακτικής άσκησης).
  3. Από συνεργάτες με τους οποίους έχουμε ολοκληρώσει κάποιο σημαντικό έργο.
  4. Από κάποιον οργανισμό που έχουμε βραβευθεί η έχουμε πάρει υποτροφία.

Προσοχή: Στην περίπτωση που δεν έχουμε αποφοιτήσει, καλό είναι να πάρουμε 2-3 συστατικές επιστολές από καθηγητές µε τους οποίους συνεργαστήκαμε στα πλαίσια µίας εργασίας ή µίας έρευνας.

Πώς ζητάμε μια συστατική επιστολή

Ο καλύτερος τρόπος είναι να συναντηθούμε με αυτόν που επιθυμούμε να μας συστήσει και να του ζητήσουμε αν μπορεί να γράψει για εμάς μια συστατική επιστολή. Είναι απαραίτητο κατά την συνάντηση

  • να εξηγήσουμε για ποιόν λόγο τη χρειαζόμαστε
  • να ενημερώσουμε για τα σχέδια μας, τα ενδιαφέροντα μας και τους στόχους μας
  • να διευκρινίσουμε αν πρόκειται για μια εμπιστευτική επιστολή και αν ναι να δώσουμε πληροφορίες για το που πρέπει να σταλεί
  • να υπενθυμίσουμε το είδος της συνεργασίας μας σε περίπτωση που έχει περάσει αρκετό διάστημα από τότε
  • να φροντίσουμε να δώσουμε στον συντάκτη ένα αντίγραφο του βιογραφικού μας σημειώματος, της αναλυτικής μας βαθμολογίας και όποιες άλλες πληροφορίες κρίνουμε απαραίτητες για να μας συστήσει με τον καλύτερο τρόπο.
  • να του ζητήσουμε να περιγράψει τις ιδιαίτερες ικανότητες και δραστηριότητές μας που θα θέλαμε να τονιστούν στην επιστολή
  • να του δώσουμε ένα ικανό χρονικό διάστημα προκειμένου να την συντάξει (1-2 εβδομάδες τουλάχιστον)

Τέλος πρέπει να γράψουμε μια ευχαριστήρια επιστολή σε όσους μας συνέστησαν και να τους ενημερώσουμε για την έκβαση της αίτησής μας.

Προσοχή: Αν το πρόσωπο που έχουμε επιλέξει να μας συστήσει αρνηθεί ή διστάσει να μας απαντήσει καλό θα ήταν να βρούμε κάποιον άλλο.

Τι προσέχουμε

  • η συστατική επιστολή που καταθέτουμε να είναι πρωτότυπη και να μην έχει συνταχθεί πολύ καιρό πριν
  • να προμηθεύσουμε έγκαιρα κάθε άτομο που θα αποδεχθεί να συντάξει μια Συστατική Επιστολή για εμάς τα παρακάτω:
    • Φακέλους για τις Συστατικές Επιστολές που θα έχουν τη διεύθυνση του παραλήπτη και το ανάλογο γραμματόσημο. Είναι προτιμότερο να είναι και αυτοί τυπωμένοι και όχι χειρόγραφοι.
    • Ένα βιογραφικό μας σημείωμα.
    • Ένα αντίγραφο της αίτησης που κάναμε ή της προσωπικής μας δήλωσης. Αν κανένα από αυτά δεν είναι απαραίτητο, μπορούμε να παρουσιάσουμε τα επαγγελματικά μας σχέδια ή την ακαδημαϊκή καριέρα που θέλουμε να ακολουθήσουμε.
    • Αναλυτική βαθμολογία από τη γραμματεία του τμήματός μας, εάν πρόκειται για συστατική επιστολή που θα τη χρησιμοποιήσουμε για μεταπτυχιακές σπουδές, καθώς επίσης την επίδοσή σας σε GRE, GMAT, TOEFL, κ.τ.λ.
    • Καταληκτική ημερομηνία υποβολής της Συστατικής Επιστολής

Αξιολόγηση συστατικής επιστολής

Τα βασικά στοιχεία στα οποία εξετάζονται οι συστατικές επιστολές είναι τα ακόλουθα:

  • Ερευνάται κατά πόσο η συστατική επιστολή που καταθέτουμε είναι πρωτότυπη. Αν πρόκειται για απλό αντίγραφο είναι δυνατόν να κριθεί ότι δεν αποτελεί πιστό αντίγραφο της πρωτότυπης επιστολής.
  • Εξετάζεται αν η συστατική επιστολή έχει συνταχθεί στο πρόσφατο παρελθόν ή αντίθετα περιγράφει καταστάσεις στις οποίες συμμετείχαμε αρκετά χρόνια πριν. Η συστατική επιστολή που αναφέρεται σε δραστηριότητες του παρελθόντος έχει μικρή αξία. Το πιθανότερο είναι ότι θα βάλει σε σκέψη τους υπεύθυνους αξιολόγησης για τον λόγο που εξακολουθούμε να την χρησιμοποιούμε αντί μίας πρόσφατης επιστολής.
  • Οι συστατικές επιστολές ελέγχονται και ως προς την αξιοπιστία του ατόμου που την συνέταξε. Οι υπεύθυνοι μπορεί να ερευνήσουν κατά πόσο ο συντάκτης της επιστολής αποτελεί την καλύτερη πηγή πληροφοριών για τα στοιχεία που δίνει.
  • Επίσης ελέγχεται και το ύφος της επιστολής. Εξετάζεται, αν πρόκειται για ένα γενικό κείμενο που θα μπορούσε να απευθύνεται σε οποιονδήποτε ή αν αντίθετα είναι ένα γράμμα που έχει σταλεί για την συγκεκριμένη περίπτωση. Στην τελευταία περίπτωση η επιστολή κερδίζει σε αξιοπιστία.
  • Τέλος εξετάζεται το επιστολόχαρτο που χρησιμοποιείται. Δηλαδή, αν είναι γραμμένη η συστατική σε επιστολόχαρτο της εταιρείας/οργανισμού/ιδρύματος σε προσωπικό ή λευκό χαρτί. Εάν η επιστολή αναφέρεται σε επαγγελματική σχέση, είναι αναμενόμενο να είναι γραμμένη σε χαρτί εταιρείας ή οργανισμού.

Οδηγίες για τον υποψήφιο

Η συμπεριφορά μας και οι δυνατότητές μας μπορούν να μας βοηθήσουν να πάρουμε καλές συστατικές επιστολές. Μερικές οδηγίες που θα μπορούσαμε να λάβουμε υπόψη είναι οι εξής:

  • Να εστιάσουμε το ενδιαφέρον μας στα μαθήματα που έχουν άμεση σχέση με τις μεταπτυχιακές σπουδές που θέλουμε να ακολουθήσουμε.
  • Να είμαστε συνεπής στην ώρα μας στα μαθήματα ή στην εργασία μας και σε οποιοδήποτε ραντεβού μας.
  • Να είμαστε σοβαρός/η την ώρα του μαθήματος ή της εργασίας
  • Να παρουσιάζουμε έμπρακτο ενδιαφέρον για το μάθημα/εργασία μας.
  • Να αποφεύγουμε να παραπονιόμαστε.
  • Να αποφεύγουμε τις συγκρούσεις και το υπεροπτικό ύφος, αντιθέτως να είμαστε συγκαταβατικοί.
  • Να προσπαθήσουμε να φέρουμε εις πέρας ότι μας αναθέτουν.

Οδηγίες για τον συντάκτη

Γράφουμε μια συστατική επιστολή για έναν υποψήφιο:

  • Μόνο όταν έχουμε μια καλή γνώμη.
  • Για να του προσφέρουμε μια συνολική εικόνα, απαραίτητη στην αίτησή του για σπουδές ή εργασία.
  • Όταν γνωρίζουμε για ποιο λόγο θα χρησιμοποιήσει τη συστατική επιστολή.
  • Τις σχετικές ικανότητες, εμπειρίες και συνολικά προσόντα του.
  • Όταν έχουμε αντίγραφο βιογραφικού του και αν χρειάζεται την αναλυτική βαθμολογία των σπουδών του.
  • Όταν ανακαλύψουμε τι τον διακρίνει από το μέσο φοιτητή/υποψήφιο.
  • Όταν ρωτήσουμε: «γιατί θα έπρεπε να σας γράψω μια συστατική επιστολή;». Η ερώτηση αυτή πολλές φορές αιφνιδιάζει τους φοιτητές/υποψηφίους, αλλά, αν δεν μπορούν να την απαντήσουν, τότε σίγουρα δεν μπορούν να απαντήσουν ούτε στην ερώτηση: «γιατί θα έπρεπε να σας προσλάβω/να σας δεχτούμε στο μεταπτυχιακό;».

Θα πρέπει να θυμόμαστε:

  • Να είμαστε ειλικρινείς και ρεαλιστές (μπορεί να χρειαστεί να δικαιολογήσουμε και να υποστηρίξουμε τις απόψεις σας).
  • Να περιγράψουμε τις συμπεριφορές του υποψηφίου χρησιμοποιώντας παραδείγματα.
  • Να δακτυλογραφήσουμε την επιστολή και να προσέξουμε τη σύνταξη και την ορθογραφία της, διότι αντικατοπτρίζει κι εμάς.
  • Να προσέξουμε να μην κάνουμε καμία διάκριση σε σχέση με την εθνικότητα, το φύλο, τη θρησκεία, την ηλικία, την εμφάνιση, τις ειδικές ανάγκες, τις πολιτικές απόψεις ή την οικογενειακή κατάσταση του υποψηφίου.
  • Να μην παραλείψουμε τα στοιχεία μας και τον τρόπο με τον οποίο μπορούν να επικοινωνήσουν μαζί μας.

Δεν γράφουμε μια συστατική επιστολή

  • Διότι δεν γνωρίζουμε τον υποψήφιο (μπορούμε να τον συναντήσουμε).
  • Διότι δεν έχουμε τον απαραίτητο χρόνο (μπορούμε να ζητήσουμε μεγαλύτερο χρονικό περιθώριο).
  • Διότι δεν πιστεύουμε ότι ο υποψήφιος αξίζει μια επαινετική συστατική επιστολή.

Τι μορφή πρέπει να έχει μια συστατική επιστολή

Μία συστατική επιστολή δεν πρέπει να ξεπερνάει τη µία σελίδα. Οι πολύ μεγάλες ή οι πολύ μικρές συστατικές επιστολές προκαλούν την υποψία του αξιολογητή.

Οι πολύ μεγάλες συστατικές επιστολές δίνουν την εντύπωση ότι ο συγγραφέας δεν είναι γνώστης του αντικειμένου (επομένως, πιθανόν να µην θεωρηθεί ως «έμπειρος» στις συστατικές επιστολές), κουράζουν τον αναγνώστη και δίνουν την εντύπωση της υπερβολής, εκτός κι αν, φυσικά, έχουν γραφτεί µε εξαιρετικά ενδιαφέροντα τρόπο.

Αντιθέτως, οι πολύ μικρές συστατικές επιστολές, , δείχνουν ότι ο συντάκτης της συστατικής επιστολής δεν έχει να αναφέρει και πολλά θετικά στοιχεία για τον αξιολογούμενο καθώς, επίσης, φανερώνουν την απροθυμία του να τον συστήσει.

Η συστατική επιστολή είναι απαραίτητα να χωρίζεται σε εισαγωγή, κυρίως μέρος και επίλογο. Η μορφή και το περιεχόμενό της πολλές φορές προκαθορίζεται από συγκεκριμένες φόρμες που διαθέτουν αρκετοί οργανισμοί, ιδρύματα και μεταπτυχιακά προγράμματα σπουδών.

Στην εισαγωγή αναπτύσσουμε τη σχέση μας με το προτεινόμενο άτομο, δηλαδή αν είναι/ήταν μαθητής μας, αν ήταν/είναι υφιστάμενός μας στην εταιρία που εργαζόταν/εργάζεται κ.α.

Στο κυρίως θέμα καταγράφουμε πληροφορίες σχετικά με τον υποψήφιο όσον αφορά:

  • τα προσωπικά του χαρακτηριστικά (π.χ. δημιουργικότητα, εργατικότητα, μεθοδικότητα κ.α.)
  • την επαγγελματική/ακαδημαϊκή του εμπειρία
  • την συμπεριφορά του προς τους συναδέλφους/συμφοιτητές του

Στον επίλογο πρέπει να εμπεριέχεται μια περίληψη όσων έχουν γραφτεί στον πρόλογο και στο κυρίως θέμα και η ξεκάθαρη άποψη του συντάκτη για τον υποψήφιο.

Τέλος θα πρέπει να υπάρχουν τα στοιχεία του συγγραφέα, σε περίπτωση που οι παραλήπτες της επιστολής θελήσουν να έρθουν σε επαφή μαζί του.

Ακαδημαϊκές σπουδές

Σε αρκετές περιπτώσεις υπάρχουν ειδικές φόρμες/αναφορές που πρέπει να συμπληρώσουμε. Αυτού του τύπου οι συστατικές επιστολές είναι συνήθως εμπιστευτικές και απαιτείται να τις ταχυδρομήσουμε απευθείας στον παραλήπτη (επιτροπή αξιολόγησης).

Οι συστατικές επιστολές αυτού του τύπου μπορούν να περιγράφουν γνωρίσματα του υποψηφίου όπως:

  • Δραστηριότητα και θέληση για εργασία
  • Διανοητικές ικανότητες, εμβρίθεια
  • Ερευνητικές ικανότητες
  • Συναισθηματική σταθερότητα και ωριμότητα
  • Συγγραφική ικανότητα
  • Ικανότητα έκφρασης
  • Συνεργατικός
  • Δημιουργικότητα και πρωτοτυπία
  • Καλή γνώση του συγκεκριμένου πεδίου σπουδών
  • Ακεραιότητα χαρακτήρα
  • Ειδικές ικανότητες (π.χ. χρήση υπολογιστών, εργαστηριακές κλπ)
  • Ικανότητα αναλυτικής κρίσης
  • Ευρεία γενική γνώση
  • Πνευματική ανεξαρτησία
  • Ηγετικές ικανότητες

Θέση εργασίας

Όσον αφορά την υποψηφιότητα για θέση εργασίας συνηθίζεται να μην επισυνάπτονται συστατικές επιστολές μαζί με το βιογραφικό, εκτός βέβαια και αν ζητείται συγκεκριμένα.

Συνηθίζεται όμως να αναφέρεται στο τέλος του βιογραφικού σημειώματος ότι υπάρχουν διαθέσιμες συστάσεις και επιπλέον αναφέρεται και στη συνέντευξη.

Οι συστατικές επιστολές αυτού του τύπου μπορούν να περιγράφουν γνωρίσματα του υποψηφίου όπως:

  • Επικοινωνιακή ικανότητα
  • Αυτοπεποίθηση
  • Πρωτοβουλία
  • Δραστηριοποίηση
  • Ευελιξία
  • Αυτογνωσία
  • Επίτευξη στόχων
  • Επαγγελματικές ικανότητες
  • Ικανότητα εργασίας σε ομαδικό περιβάλλον
  • Ευφυΐα
  • Προθυμία ανάληψης ευθυνών
  • Ηγετική ικανότητα
  • Πρωτότυπη σκέψη και δράση
  • Ικανότητα καλών διαπροσωπικών σχέσεων
  • Ικανότητα διαχείρισης αντιθέσεων και αντιπαραθέσεων
  • Συναγωνιστικότητα
  • Ηθική/δεοντολογία

Τι είναι η σύσταση

Σε πολλές περιπτώσεις οι εργοδότες δεν απαιτούν συστατικές επιστολές αλλά επιθυμούν να μιλήσουν με κάποιον που είχε συνεργαστεί μαζί μας στο παρελθόν για να μπορέσει να τους ενημερώσει για την επαγγελματική μας συμπεριφορά.

Στην περίπτωση αυτή, γράφουμε στο τέλος του βιογραφικού μας σημειώματος την ενότητα «Συστάσεις» και τους τρόπους επικοινωνίας με κάποιον/ους παλιούς μας συνεργάτες, αφού όμως έχουν γνώση και συμφωνούν να μας εξυπηρετήσουν.

Οφείλουμε να αναφέρουμε το όνομα, ιδιότητα, διεύθυνση και το τηλέφωνο του ατόμου αυτού, καθώς και κάποιες διευκρινήσεις για την εργασιακή μας σχέση (π.χ. «προϊστάμενος του τμήματος … όπου απασχολήθηκα το χρονικό διάστημα…»).

Διαφορά συστατικής επιστολής – σύστασης

Η συστατική επιστολή είναι ένα έγγραφο, το οποίο δίνει μια πληρέστερη εικόνα μας, η σύσταση είναι η δυνατότητα άμεσης επικοινωνίας του εργοδότη με κάποιους ανθρώπους (συνάδελφοι, συνεργάτες, προϊστάμενοι, κλπ), προκειμένου να μιλήσουν και να συλλέξουν πληροφορίες σχετικά με την προϋπηρεσία μας και τα υπόλοιπα προσόντα μας.

Γιατί οι συστάσεις είναι σημαντικές;

Γιατί με αυτόν τον τρόπο ο ενδιαφερόμενος μπορεί να συλλέξει πολύτιμες πληροφορίες για εμάς, δεδομένου ότι δεν έχει την πολυτέλεια του χρόνου για να αποκτήσει τέτοιου είδους πληροφορίες από μόνος του πριν από την στιγμή της πρόσληψης μας για την εκάστοτε θέση εργασίας, αλλά και για να διασταυρώσει την προϋπηρεσία και τα υπόλοιπα προσόντα που αναγράφονται στο βιογραφικό μας.

Όταν στέλνουμε ένα βιογραφικό σημείωμα, ακόμη κι αν ο εργοδότης δεν απαιτεί συστατική επιστολή είναι σωστό στο τέλος του να συμπεριλαμβάνουμε μία ενότητα με τον τίτλο «Συστάσεις».

Στην εν λόγω ενότητα αναφέρουμε δύο έως πέντε ονόματα ανθρώπων, οι οποίοι μπορεί να είναι πρώην καθηγητές, πρώην εργοδότες ή άλλοι συνεργάτες, με τους οποίους έχουμε συνεργαστεί στο παρελθόν και οι οποίοι θα συμφωνούσαν να δώσουν συστάσεις για μας σε έναν μελλοντικό εργοδότη, ακόμα και αν δεν έχουν γραφτεί οι συστατικές επιστολές.

Στη σελίδα των συστάσεων θα πρέπει οπωσδήποτε να αναφέρετε: το ονοματεπώνυμο, την ιδιότητα, τη διεύθυνση και το τηλέφωνο αυτού που σας συστήνει. Επίσης, μπορείτε να περιγράψετε μέσα σε μία ή δύο προτάσεις, το είδος της εργασιακής σχέσης που είχατε με αυτόν τον άνθρωπο.

Προσοχή: Πριν παραδώσουμε μία τέτοια λίστα σε έναν μελλοντικό εργοδότη χρειάζεται να έχουμε πάρει την άδεια από τους ανθρώπους που αναφέρουμε ως «συστάσεις».

Advertisements

Σχολιάστε

Εισάγετε τα παρακάτω στοιχεία ή επιλέξτε ένα εικονίδιο για να συνδεθείτε:

Λογότυπο WordPress.com

Σχολιάζετε χρησιμοποιώντας τον λογαριασμό WordPress.com. Αποσύνδεση / Αλλαγή )

Φωτογραφία Twitter

Σχολιάζετε χρησιμοποιώντας τον λογαριασμό Twitter. Αποσύνδεση / Αλλαγή )

Φωτογραφία Facebook

Σχολιάζετε χρησιμοποιώντας τον λογαριασμό Facebook. Αποσύνδεση / Αλλαγή )

Φωτογραφία Google+

Σχολιάζετε χρησιμοποιώντας τον λογαριασμό Google+. Αποσύνδεση / Αλλαγή )

Σύνδεση με %s

Αρέσει σε %d bloggers: